In diesem Abschnitt werden die Basisinformationen und maßgeblichen Anforderungen seitens des Covestro-Konzerns beschrieben, die notwendig sind, um einen erfolgreichen Zahlungsprozess sicherzustellen.
Rechnungsstellung
Rechnungsstellung an Covestro
Covestro fühlt sich verpflichtet, seine Lieferanten für Güter und Dienstleistungen rechtzeitig und effizient zu bezahlen. Dabei verfolgen wir unsere Ziele in Richtung ökologischer Nachhaltigkeit durch den Einsatz von elektronischen Abrechnungslösungen.
Rechnungsoptionen
E-Invoicing
Um dabei den gesetzlichen Anforderungen, den Anforderungen unserer Lieferanten sowie den Anforderungen seitens Covestro bestmöglich zu entsprechen, hat der Konzern Partnerschaften mit externen Anbietern geschlossen und kann somit möglichst flexible Lösungen anbieten:
- ELEMICA Supply Chain Operating Network
- ARIBA’s cloud-basiertes Lieferantenportal
- E-PDF Plattform
Die Vorteile hierbei sind eine schnellere Abwicklung, Einsparung von Porto- und Druckkosten, Nachverfolgung des Status einer Rechnung sowie das Vermeiden verlorener Rechnungen. Weiterhin ist dies ein Beitrag zu ökologischer Nachhaltigkeit.
Wenn Sie Informationen zu den verschiedenen E-Invoice Möglichkeiten erhalten möchten kontaktieren Sie uns bitte über folgende E-Mail-Adresse: eInvoicing@covestro.com
Rechnungen auf Papierbasis
Eingehende Rechnungen auf Papierbasis werden gescannt bevor sie in unsere Systeme eingegeben werden. Aus diesem Grund ist es nötig, dass die Druckqualität der Rechnung sehr hoch und diese einfach zu lesen ist. Daher empfehlen wir die Rechnungen auf weißes DIN-A4-Papier zu drucken, deutlich in schwarz und weiß, ohne die Verwendung von farblichen Hervorhebungen.
Rechnungsanforderungen
Rechnungen auf Papierbasis sind ausnahmslos an die Adresse zu verschicken, die in der Bestellung ausgewiesen ist. Generell haben Rechnungen alle gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen.
Um Zahlungsverzug zu vermeiden, ist es außerdem wichtig, dass Rechnungen die folgenden obligatorischen Informationen enthalten und dass diese mit den Informationen der zugehörigen Bestellung übereinstimmen:
- Adressiert an die relevante Covestro-Gesellschaft: hier bitte auf korrekten Firmennamen und vollständige Adresse achten. Die gültigen Rechnungsadressen der Covestro -Gesellschaften sind in Kontaktadressen & Kontaktdaten der Covestro-Gesellschaften für Lieferanten aufgeführt
- Einhaltung der landesspezifischen Anforderungen, z.B. Umsatzsteuergesetze
- Vollständiger Name und vollständige Adresse des Lieferanten
- Das Wort „Rechnung” (oder im Falle von Gutschriften das Wort „Gutschrift”)
- Rechnungsnummer und Rechnungsdatum
- Rechnungswert mit Währung
- Beschreibung der gelieferten Güter und Dienstleistungen
- Covestro-Bestellnummer und –Bestellposition
- Wenn keine Bestellnummer ausgegeben wurde, sind Name, Kontaktdaten und Kostenstelle des Covestro-Vertreters erforderlich
- Jene eindeutige Referenznummer oder Information, die vom Covestro Ansprechpartner angegeben wurde (falls relevant)
- Hervorhebung von Anzahlungen und/oder Schlussrechnungen; diese haben einen Hinweis auf bereits geleistete Zahlungen zu enthalten.
In der Rechnung sollte zwischen Nettowerten für Güter und Dienstleistungen, dem Mehrwertsteuersatz und dem Mehrwertsteuerbetrag sowie dem Gesamt-/Bruttowert der Rechnung unterschieden werden. Alle Rechnungen, die die oben beschriebenen Anforderungen nicht erfüllen, werden an den Lieferanten zur Neuausstellung zurückgeschickt. Dies führt zu Verzögerungen bei der Bezahlung von Rechnungen.
Einwandfreie Rechnungsstellung für pünktliche Zahlung
Um eine rechtzeitige und fehlerfreie Bearbeitung und Bezahlung von Rechnungen zu gewährleisten, sind alle Lieferanten aufgefordert, die folgenden Aspekte umzusetzen:
- Bitte pro Rechnung nur eine Bestellung abrechnen
- Die Rechnung sollte wiederum der Bestellstruktur entsprechen. Wenn die Bestellung in verschiedene Positionen gegliedert ist, sollte die Rechnung ebenfalls in gleicher Weise in die entsprechenden Positionen aufgeteilt sein.
- Einzelpreis, Mengeneinheit und Währung müssen mit den Angaben der Bestellung übereinstimmen
- Die entsprechende Bestellposition ist zu jeder Rechnungsposition zu referenzieren
- Das Zahlungsziel der Rechnung muss dem Zahlungsziel der Bestellung entsprechen
- Die Nennung von Frachtbrief- oder Lieferschein-Nummern hilft, die Prozesse zu verbessern
- Deutliche Ausweisung der gültigen Bankverbindung auf der Rechnung
Jede fehlende Information oder Abweichung von den oben beschriebenen Aspekten kann zu längeren konzerninternen Bearbeitungszeiten führen und dementsprechend zu einer verzögerten Zahlung.
Zahlungsinformationen