Um Zahlungsverzug zu vermeiden, ist es außerdem wichtig, dass Rechnungen die folgenden obligatorischen Informationen enthalten und dass diese mit den Informationen der zugehörigen Bestellung übereinstimmen:
- Adressiert an die relevante Covestro-Gesellschaft: hier bitte auf korrekten Firmennamen und vollständige Adresse achten. Die gültigen Rechnungsadressen der Covestro -Gesellschaften sind in Kontaktadressen & Kontaktdaten der Covestro-Gesellschaften für Lieferanten aufgeführt
- Einhaltung der landesspezifischen Anforderungen, z.B. Umsatzsteuergesetze
- Vollständiger Name und vollständige Adresse des Lieferanten
- Das Wort „Rechnung” (oder im Falle von Gutschriften das Wort „Gutschrift”)
- Rechnungsnummer und Rechnungsdatum
- Rechnungswert mit Währung
- Beschreibung der gelieferten Güter und Dienstleistungen
- Covestro-Bestellnummer und –Bestellposition
- Wenn keine Bestellnummer ausgegeben wurde, sind Name, Kontaktdaten und Kostenstelle des Covestro-Vertreters erforderlich
- Jene eindeutige Referenznummer oder Information, die vom Covestro Ansprechpartner angegeben wurde (falls relevant)
- Hervorhebung von Anzahlungen und/oder Schlussrechnungen; diese haben einen Hinweis auf bereits geleistete Zahlungen zu enthalten.
In der Rechnung sollte zwischen Nettowerten für Güter und Dienstleistungen, dem Mehrwertsteuersatz und dem Mehrwertsteuerbetrag sowie dem Gesamt-/Bruttowert der Rechnung unterschieden werden. Alle Rechnungen, die die oben beschriebenen Anforderungen nicht erfüllen, werden an den Lieferanten zur Neuausstellung zurückgeschickt. Dies führt zu Verzögerungen bei der Bezahlung von Rechnungen.
Einwandfreie Rechnungsstellung für pünktliche Zahlung
Um eine rechtzeitige und fehlerfreie Bearbeitung und Bezahlung von Rechnungen zu gewährleisten, sind alle Lieferanten aufgefordert, die folgenden Aspekte umzusetzen:
- Bitte pro Rechnung nur eine Bestellung abrechnen
- Die Rechnung sollte wiederum der Bestellstruktur entsprechen. Wenn die Bestellung in verschiedene Positionen gegliedert ist, sollte die Rechnung ebenfalls in gleicher Weise in die entsprechenden Positionen aufgeteilt sein.
- Einzelpreis, Mengeneinheit und Währung müssen mit den Angaben der Bestellung übereinstimmen
- Die entsprechende Bestellposition ist zu jeder Rechnungsposition zu referenzieren
- Das Zahlungsziel der Rechnung muss dem Zahlungsziel der Bestellung entsprechen
- Die Nennung von Frachtbrief- oder Lieferschein-Nummern hilft, die Prozesse zu verbessern
- Deutliche Ausweisung der gültigen Bankverbindung auf der Rechnung
Jede fehlende Information oder Abweichung von den oben beschriebenen Aspekten kann zu längeren konzerninternen Bearbeitungszeiten führen und dementsprechend zu einer verzögerten Zahlung.
