Rechnungsstellung an Covestro

Zu den Vorteilen von E-Invoice-Lösungen gehören eine schnellere Bearbeitung, geringere Porto- und Druckkosten, die Überwachung des Zahlungsstatus und die Vermeidung von verlorenen Rechnungen. Aus diesen Gründen bevorzugen wir E-Invoicing gegenüber der Papierrechnungen.

In diesem Abschnitt werden die Basisinformationen und maßgeblichen Anforderungen seitens des Covestro-Konzerns beschrieben, die notwendig sind, um einen erfolgreichen Zahlungsprozess sicherzustellen.

Covestro arbeitet bei der Umsetzung seiner Digitalisierungsstrategie mit SAP Ariba® zusammen. Als unser geschätzter Lieferant und vertrauenswürdiger Partner würden wir Sie gerne auf dieser Reise mitnehmen und freuen uns, Ihnen diese spannende Option anbieten zu können.

Das SAP Business Network (Ariba) ist das weltweit größte B2B-Handelsnetzwerk, das es Unternehmen ermöglicht, sich zu verbinden und Geschäftsdokumente wie Bestellungen, Auftragsbestätigungen oder Rechnungen elektronisch auszutauschen. Durch den Erhalt Ihrer Bestellungen und die Bereitstellung Ihrer Rechnungen über das SAP Business Network (Ariba) profitiert Ihr Unternehmen nachhaltig von deutlich vereinfachten, schnelleren und automatisierten Prozessen und erhält unter anderem die folgenden Vorteile:

1. Verschiedene Möglichkeiten zur Übermittlung von Rechnungen über das SAP Business Network (Ariba):
   • Sie können Rechnungen einfach in Ihrem SAP-Ariba-Webportal erstellen
   • Sie können Ihre bestehenden Rechnungen per EDI direkt aus Ihrem ERP-System an SAP Ariba senden
2. Rechnungen, die über das SAP Business Network (Ariba) eingereicht werden, gehen praktisch sofort ein
3. Die effiziente Rechnungsverarbeitung mit hohem Automatisierungsgrad führt zu einer zeitnahen Zahlung der Rechnungen
4. Online-Überwachung des Genehmigungs- und Zahlungsstatus Ihrer Rechnungen

So erstellen Sie ein Ariba-Konto

Um über das SAP Business Network (Ariba) erfolgreich mit Covestro zusammenzuarbeiten, muss Ihr Unternehmen Mitglied des SAP Business Network (Ariba) sein – indem es ein bestehendes Konto besitzt oder ein neues Konto anlegt.

Wenn Ihr Unternehmen bereits über ein bestehendes Ariba-Konto verfügt, können Sie dieses Konto nutzen, umsich mit Covestro zu verbinden.

Wenn Sie ein neues Konto für die Zusammenarbeit mit Covestro anlegen möchten, rufen Sie diesen Link auf, um Ihr Unternehmen kostenlos zu registrieren und Zugriff auf das Netzwerk zu erhalten.

Um sich mit Covestro über das Ariba Network zu verbinden, stellen Sie bitte sicher, dass Ihr Unternehmen über ein Ariba-Konto verfügt (oder erstellen Sie ein neues wie oben beschrieben) und senden Sie eine E-Mail mit folgenden Angaben ...

• Name und Standort Ihres Unternehmens
• E-Mail-Adresse Ihres Unternehmens, das die Bestellungen von Covestro erhalten wird
• Ihre Ariba-Konto-ID (ANID)

... an unser Enablement Team:
digital-buying-EMEA@covestro.com (für Europa, USA und Mexiko)
digital-buying-APAC@covestro.com (für Asien)

Unser Team wird sich um das Enablement kümmern und Sie entsprechend informieren.
Vielen Dank, dass Sie sich für diesen digitalen Weg der Zusammenarbeit mit Covestro entschieden haben!

Das SAP Business Network (Ariba) bietet Lieferanten zwei verschiedene Kontotypen an, die Sie entsprechend Ihrer Präferenzen auswählen können:

1. Standard-Konto: Basisfunktionalität, völlig kostenlos für Lieferanten

Ein Standard-Konto (Light) ist für Lieferanten kostenlos. Dieser Kontotyp deckt die wichtigsten Funktionalitäten ab und alle relevanten Dokumente (Bestellungen, Auftragsbestätigungen, Rechnungen) können ausgetauscht werden. Die Lieferanten erhalten darüber hinaus Zugriff auf das Webportal, in dem der Genehmigungs- und Zahlungsstatus der Rechnungen verfolgt werden kann. Fortgeschrittene Optionen wie die EDI-Integration oder der Punchout-E-Katalog mit Punchout sind in diesem Paket jedoch nicht enthalten.

• Empfangen Sie Bestellungen auf Ihrem Konto und versenden Sie Rechnungen oder Bestätigungen per E-Mail
• Verfolgen Sie den Rechnungs- und Zahlungsstatus
• Übertragen Sie eine unbegrenzte Anzahl von Dokumenten
• Nutzen Sie ein zentrales Portal für alle Transaktionen im Ariba Network
• Präsentieren Sie Ihre Produkte und Dienstleistungen mit selbst erstellten Katalogen

2. Enterprise-Konto: Erweiterte Funktionen – kostenpflichtig

Das Enterprise-Konto (Full) ist ein Upgrade des Standard-Kontos, das zusätzliche Funktionen für die Prozessautomatisierung enthält – wie z. B. EDI-Integration, Punchout-E-Katalog, Premium Ariba Support usw. Das Enterprise-Konto ist kostenpflichtig und es fallen Gebühren für Lieferanten an. Erfahren Sie mehr über die Gebühren für Lieferanten: hier.

Covestro kann mit beiden Kontentypen zusammenarbeiten und wir überlassen die Entscheidung über den Kontotyp vollständig unseren Lieferanten.

ELEMICA-Fracht

Bei Fragen zur Elemica-Verbindung für die Frachtabrechnung wenden Sie sich bitte an Ihren zuständigen Ansprechpartner im Einkauf bei Covestro.

Einreichung von PDF-Rechnungen

Covestro bevorzugt den Erhalt von Rechnungen im elektronischen Format.

Bitte helfen Sie uns, den Rechnungseingangsprozess zu vereinfachen. Um Ihre Rechnungen im PDF-Format per E-Mail an Covestro zu senden, kontaktieren Sie uns unter

register4pdf@covestro.com für die Regionen EMEA und NAFTA
register4pdf.scs@covestro.com für die APAC-Region

Bitte geben Sie in Ihrer E-Mail folgende Informationen an:

• Ihr Firmenname und Ihre Adresse
• Ihre Firmen-E-Mail-Adresse, von der aus die PDF-Rechnungen an Covestro gesendet werden
• Länder von Covestro oder Covestro-Gesellschaften, für die Sie Rechnungen versenden möchten (z. B. Deutschland, Niederlande, USA, China, Covestro Deutschland AG, …). Covestro-Unternehmen sind hier aufgelistet.

Sobald Sie von Covestro eine Bestätigungs-E-Mail erhalten, dass Sie für die PDF-Rechnung registriert wurden, können Sie damit beginnen, Ihre PDF-Rechnungen an die jeweilige Covestro-Email-Adresse des Landes zu senden.

Covestro-Email-Postfächer sind für den Empfang von PDF-Rechnungen vollständig automatisiert und mit dem Buchhaltungs- und Zahlungsabwicklungssystem von Covestro verknüpft. Diese Einrichtung ermöglicht eine schnellere Rechnungs- und Zahlungsabwicklung und bietet Ihnen bessere Möglichkeiten, Ihre Rechnungen zu verfolgen.

• Wenn Ihre Rechnung erfolgreich bei Covestro eingegangen ist, erhalten Sie eine Bestätigungs-E-Mail mit der Meldung „OK“ und der Barcode-Nummer, die Ihrer Rechnung zugewiesen wurde.
• Wenn bei der Übertragung Ihrer Rechnung ein Problem auftritt, erhalten Sie eine E-Mail mit einer Fehlermeldung, in der der Grund aufgeführt ist, warum Ihre Rechnung nicht übertragen werden konnte.

Spezielle Rechnungsformate

Deutschland
XRechnung

• Für öffentliche Einrichtungen in Deutschland verpflichtend
• Basiert auf XML-Formaten
• XRechnungen müssen an spezielle Covestro-Mailboxen gesendet werden – siehe letzte Spalte in dieser Liste

ZUGFeRD

• Wird für Geschäftstransaktionen zwischen Unternehmen verwendet
• Hybridformat, das kombiniert
• PDF-Format (menschenlesbar)
• Eingebettete XML-Datei (für die automatisierte Verarbeitung)
• Diese Rechnungen müssen an die standardmäßige "PDF-Rechnungsadresse" in dieser Liste gesendet werden

Papierrechnungen

Papierrechnungen, die an die Kreditorenbuchhaltung von Covestro geschickt werden, werden gescannt, bevor sie in die entsprechenden Systeme eingegeben werden. Daher ist es sehr wichtig, dass das Rechnungsdokument von hoher Qualität und gut lesbar ist. Wir empfehlen, die Rechnung auf weißem A4- oder US-Letter-Papier zu erstellen, deutlich in schwarz-weiß zu drucken und keine Textmarker zu verwenden.

Die Adressen der Covestro-Tochtergesellschaften sind hier aufgeführt.

Um Zahlungsverzug zu vermeiden, ist es außerdem wichtig, dass Rechnungen die folgenden obligatorischen Informationen enthalten und dass diese mit den Informationen der zugehörigen Bestellung übereinstimmen:

• Adressiert an die relevante Covestro-Gesellschaft: hier bitte auf korrekten Firmennamen und vollständige Adresse achten. Die gültigen Rechnungsadressen der Covestro -Gesellschaften sind in Kontaktadressen & Kontaktdaten der Covestro-Gesellschaften für Lieferanten aufgeführt
• Einhaltung der landesspezifischen Anforderungen, z. B. Umsatzsteuergesetze
• Vollständiger Name und vollständige Adresse des Lieferanten
• Das Wort „Rechnung"; (oder im Falle von Gutschriften das Wort „Gutschrift")
• Rechnungsnummer und Rechnungsdatum
• Rechnungswert mit Währung
• Beschreibung der gelieferten Güter und Dienstleistungen
• Covestro-Bestellnummer und -Bestellposition
• Wenn keine Bestellnummer ausgegeben wurde, sind Name, Kontaktdaten und Kostenstelle des Covestro-Vertreters erforderlich
• Jene eindeutige Referenznummer oder Information, die vom Covestro-Ansprechpartner angegeben wurde (falls relevant)
• Hervorhebung von Anzahlungen und/oder Schlussrechnungen; diese haben einen Hinweis auf bereits geleistete Zahlungen zu enthalten.

In der Rechnung sollte zwischen Nettowerten für Güter und Dienstleistungen, dem Mehrwertsteuersatz und dem Mehrwertsteuerbetrag sowie dem Gesamt-/Bruttowert der Rechnung unterschieden werden. Alle Rechnungen, die die oben beschriebenen Anforderungen nicht erfüllen, werden an den Lieferanten zur Neuausstellung zurückgeschickt. Dies führt zu Verzögerungen bei der Bezahlung von Rechnungen.

Um eine rechtzeitige und korrekte Bearbeitung Ihrer Lieferung und Zahlung Ihrer Rechnung(en) zu gewährleisten, bitten wir alle Lieferanten, die folgenden Anweisungen vollständig zu befolgen:

• Pro Rechnung sollte nur eine Bestellung (Purchase Order, PO) in Rechnung gestellt werden.
• Die Rechnung sollte mit der Bestellung übereinstimmen (z. B. wenn die Bestellung in einzelne Positionen aufgeteilt ist, sollte auch die Rechnung in einzelne Positionen aufgeteilt sein).
• Einheitspreis, Maßeinheit und Währung müssen mit den Angaben in der Bestellung übereinstimmen.
• Die PO-Positionsnummer muss in jeder Rechnungsposition angegeben werden.
• Die Zahlungsfrist der Rechnung muss mit der Zahlungsfrist der Bestellung übereinstimmen.
• Die Konnossement- oder Packscheinnummer ist hilfreich, um interne Prozesse zu rationalisieren.
• Auf der Rechnung müssen gültige Bankverbindungsdaten angegeben werden.

Frachtlieferanten

• Pro Rechnung sollte nur ein Frachtauftrag in Rechnung gestellt werden.
• Die Rechnung sollte mit den vereinbarten Kosten (Fracht, Extrakosten) übereinstimmen und in separate Positionen für jeden Kostenpunkt aufgeteilt sein.
• Die Zahlungsfrist für die Rechnung muss mit der vertraglichen Vereinbarung mit Covestro übereinstimmen.
• Die Frachtbriefsnummer oder Packlistennummer ist hilfreich, um interne Prozesse zu rationalisieren.
• Auf der Rechnung müssen gültige Bankverbindungsdaten angegeben werden.

Fehlende oder abweichende Angaben können zu längeren internen Bearbeitungszeiten und damit zu Zahlungsverzögerungen führen.

Zahlungsziele werden mit allen Lieferanten individuell vorab verhandelt. Covestro bezahlt seine Rechnungen nach den verhandelten Zahlungsbedingungen, die Bestandteil der von Covestro aufgegebenen Bestellungen sind.

Bei Unstimmigkeiten in den Zahlungsbedingungen der Bestellung wenden Sie sich bitte an den jeweiligen Ansprechpartner von Covestro.

Sie können den Status Ihrer Rechnung ganz einfach online im Covestro Rechnungsstatus-portal überprüfen. Falls Sie zusätzliche oder andere Informationen benötigen als die im Portal bereitgestellten, finden Sie hier die Kontaktdaten der Abteilung Kreditorenbuchhaltung..