Ein Tag mit…Daniela Schreiber
Das Eventmanagement hat sich durch die Corona-Krise wie kaum eine andere Branche gewandelt. Vor-Ort Events wurden durch virtuelle Veranstaltungen abgelöst. Auch die Bilanz-Pressekonferenz von Covestro fand vollständig digital statt. Daniela Schreiber hat sie mitorganisiert – wie sie die Vorbereitung erlebte.
Dienstag, 23.02.2021, 9.59 Uhr: Daniela Schreiber guckt mit konzentriertem Blick auf die Mischpulte und Bildschirme vor ihr, auf den Tischen versorgen unzählige Kabel die Technik mit Strom und Internet. Veranstaltungsprofis nennen diesen Ort das Front of House (FoH), hier sitzt die Regie für die Live-Übertragung von Events. Es ist dunkel, nur die Bühne einige Meter vor Daniela ist durch helle Scheinwerfer erleuchtet. Dort stehen Covestro-CEO Markus Steilemann und Finanzchef Thomas Toepfer. In wenigen Sekunden werden sie die Jahresergebnisse des Konzerns verkünden und eine neue Strategie vorstellen. Journalisten und andere Interessierte auf der ganzen Welt werden sich die virtuelle Bilanz-Pressekonferenz anschauen. Ein Countdown läuft auf den Bildschirmen runter. Drei, zwei, eins. Dann ist der Stream live. Jetzt muss alles funktionieren. Sonst war die monatelange Vorbereitung umsonst.
Daniela Schreiber arbeitet seit 2018 im Corporate Events Team bei Covestro. Zusammen mit ihrer Kollegin Nora Dau organisiert sie zum Beispiel Pressekonferenzen, Hauptversammlungen oder die jährliche Innovation Celebration. Nach gerade einmal zwei Jahren hat die Corona-Krise Danielas Job komplett auf den Kopf gestellt. „Wir müssen ganz anders denken“, berichtet sie. Dazu gehörten nicht nur eine stabile Technik zum Streamen der Events, sondern auch ganz neue Konzepte. „Wir müssen sehr viel Dynamik in die virtuellen Events bringen und denken eigentlich in TV-Formaten“, sagt Daniela. „Ansonsten langweilen sich die Leute vor den Bildschirmen.“
Montag, 22.02.2021, 7.17 Uhr: Am Tag vor der Bilanz-Pressekonferenz ist für Daniela frühes Aufstehen angesagt. Seit sechs Uhr ist sie auf den Beinen, gerade stellt sie Schilder auf, die den Weg zu den Corona-Schnellteststationen weisen. Damit die Veranstaltung so sicher wie möglich ist, werden alle Beteiligten getestet – auch Daniela. Ihre Hauptaufgabe ist die Koordination der verschiedenen beteiligten Gewerke. Bei Daniela und ihrer Kollegin Nora laufen im Hintergrund alle Fäden zusammen. Die Theke für die Vorstände muss noch aufgebaut und verschiedene Räume für mögliche Einzelinterviews im Nachgang der Pressekonferenz vorbereitet werden. Damit alles reibungslos abläuft, braucht es genügend Informationsfluss. „Jeder muss genau wissen, wann er wo was zu machen hat“, sagt Daniela.
Die Planungen für die Bilanz-Pressekonferenz laufen seit Anfang Januar. Vieles ist neu. Zum ersten Mal findet die Pressekonferenz als virtuelle Veranstaltung und nicht in einem Hotel statt. Zum ersten Mal streamt Covestro das Event in-house über Microsoft Teams und nicht über einen externen Streaming-Anbieter mit SAT-Wagen. Und zum ersten Mal findet überhaupt eine Veranstaltung im neuen Covestro-Campus statt. „Im Gegensatz zu früheren Präsenzveranstaltungen, haben wir bei der Planung viel weniger an externe Anbieter ausgelagert“, sagt Daniela. Und anders als viele andere DAX-Unternehmen überträgt Covestro die Bilanz-Pressekonferenz mit Live-Bild und nicht nur als Standbild.
13.10 Uhr: Umso wichtiger, dass die Technik auch stabil läuft und gut funktioniert. Etwa 21 Stunden vor Beginn der Live-Übertragung findet deshalb ein Techniktest statt. „Wir müssen jede Eventualität mitdenken und einen Plan B in der Hinterhand haben“, sagt Daniela. Dem Team fällt beim Probelauf auf, dass das Licht Schatten wirft, sobald eine Person vor dem Hintergrund auf der Bühne steht. Die Lichttechniker schrauben an den Scheinwerfern und verstellen so ihre Höhe. Präzisionsarbeit. Glücklicherweise funktioniert ansonsten alles bestens. Die ausgeklügelten Alternativpläne können also in der Schublade bleiben.
16.02 Uhr: Es ist Zeit für die Generalprobe. Die Vorstände sehen das erste Mal das Setup für die Konferenz. „Da bin ich dann durchaus etwas nervös“, sagt Daniela. Schließlich sollten sich die Sprecher morgen in ihrer Umgebung wohlfühlen. Das Team richtet die Kameras exakt auf die richtige Höhe aus, pegelt die Lautstärke und stellt den Ton richtig ein. Alles wird bis aufs kleinste Detail für den morgigen Tag vorbereitet. Die Vorstände finden das Setup gut. Daniela ist optimistisch, dass morgen alles glatt läuft.
18.32: Feierabend. Normalerweise geht Daniela nach der Arbeit gerne noch spazieren oder macht Yoga. Heute bleibt es aber bei der Couch.
Dienstag, 23.02.2021, 11.34 Uhr: Daniela steht mit einem Kaffee und einem Blaubeermuffin in der Lobby des Covestro-Campus. Alles ist gut gelaufen, die vielen Vorbereitungen und Techniktests haben sich gelohnt. „Es will schon was heißen, wenn ich etwas Süßes esse“, sagt sie. „Das mache ich sonst fast nie.“ Kurz nach der Pressekonferenz hatte das Team sich nochmal in einen Kreis gestellt und besprochen, was gut gelaufen ist und was sie für die nächste Veranstaltung gelernt haben. Lange genießt Daniela den Erfolg nicht. „Gedanklich bin ich schon beim nächsten Event.“
Das ist die Hauptversammlung im April, natürlich auch virtuell. Aber darauf haben sich Daniela und ihre Kollegen mittlerweile bestens eingestellt.
In unserem Format „Ein Tag mit…“ begleiten wir Mitarbeitende von Covestro, die an spannenden Forschungsprojekten arbeiten, Innovationen vorantreiben oder die Unternehmenskultur verbessern.